La compliance aziendale è un aspetto fondamentale per qualsiasi business che desideri operare in modo etico e responsabile. Tuttavia, questo processo può essere complicato e impegnativo, soprattutto per le grandi aziende con diversi settori di attività. L’importanza della compliance sta nel tutelare l’azienda dai rischi di carattere legale per l’operato dei propri dipendenti ed avere la conformità di tutte le attività aziendali alle disposizioni di legge.
Ecco perché i professionisti della revisione contabile possono svolgere un ruolo vitale in materia di compliance normativa, offrendo alle imprese una guida strategica. Il revisore deve:
- conoscere a fondo le leggi e i regolamenti di riferimento, aiutando l’azienda a capire le regole da seguire;
- implementare le procedure per garantire che l’organizzazione abbia il controllo totale sulla conformità in tutte le sue attività di business;
- offrire una formazione o una conoscenza approfondita a tutto il team, per garantire che ogni membro del personale comprenda appieno le politiche aziendali sulla compliance.
Grazie alla loro esperienza e competenza, i revisori possono fornire un supporto importante a qualsiasi organizzazione che cerca di sviluppare una solida strategia per la compliance.
Definizione e significato di compliance aziendale ed il Modello organizzativo 231
Cos’è la compliance aziendale? La compliance è un insieme di regole, politiche e procedure che un’azienda deve seguire per garantire il rispetto delle norme interne ed esterne. Essa include anche la gestione dei rischi legati alla reputazione dell’azienda, alla responsabilità sociale e alla privacy dei dati dei clienti.
Quando si parla di compliance si parla di tutta quelle serie di attività preventive e misure che si adottano in azienda come l’internal audit, per rafforzare il risk management ed evitare ripercussioni di carattere legale e reputazionale, in modo da proteggere la società.
Diventa importante per le aziende estendere i modelli di compliance non solo ai dipendenti e dirigenti dell’azienda ma anche ai partner commerciali, dando istruzioni su come agire rispetto alle norme del settore di riferimento e proteggere la reputazione aziendale.
Il Modello organizzativo ex d.lgs 231/2001 è un sistema di gestione della compliance previsto dalla legge italiana per prevenire la commissione di reati all’interno dell’organizzazione. Tale modello prevede:
- la nomina di un soggetto responsabile della compliance;
- l’individuazione dei rischi connessi all’attività dell’azienda;
- la definizione di un codice etico;
- la formazione del personale in merito alle regole interne ed esterne;
- la previsione di specifiche istruzioni su come agire in caso di rilevazione di un illecito.
In caso di violazione delle norme, il modello 231 prevede una serie di sanzioni disciplinari e penali per i soggetti coinvolti e la sua adozione è consigliabile in quanto mira a proteggere l’azienda in caso di responsabilità dell’operato dei propri dipendenti.
Il rischio di non conformità alle norme
Il rischio di non conformità alle leggi è una minaccia sempre presente per le aziende che operano in qualsiasi settore. In particolare, l’attività del revisore contabile è fondamentale per assicurare che tutte le attività dell’azienda siano in linea con le norme nazionali e internazionali.
Non conformarsi alle leggi può portare a sanzioni finanziarie, danno reputazionale e persino a problemi legali. Il revisore contabile ha il compito di verificare che i documenti contabili e le pratiche dell’azienda siano corretti ed effettivi, segnalando eventuali discrepanze o violazioni delle regole.
Inoltre, egli deve assicurarsi che l’azienda stia applicando le norme sia a livello interno che esterno, considerando anche i suoi stakeholder e la sostenibilità dell’impresa.
La compliance per il revisore contabile è quindi uno strumento essenziale per prevenire e gestire il rischio di non essere conformi alle leggi.
I codici di condotta
I codici di condotta sono documenti che stabiliscono le regole di comportamento etico che i dipendenti di un’azienda devono rispettare per garantire la trasparenza e l’integrità delle attività. È importante che i codici in azienda devono essere redatti in modo chiaro e accessibile a tutti i dipendenti, al fine di garantirne l’efficacia e la comprensione e che siano periodicamente aggiornati per adeguarsi ai mutamenti della società e delle esigenze dell’azienda. Questi codici sono essenziali nella compliance aziendale, poiché:
- aiutano a prevenire comportamenti fraudolenti e illegali, garantendo il rispetto delle leggi vigenti;
- promuovono la cultura della responsabilità sociale e ambientale, incentivando le aziende a operare in modo sostenibile e a ridurre l’impatto negativo sulle comunità e sull’ambiente.
Infatti, organizzare la struttura d’impresa in questo modo ed attenersi alle norme cogenti permette di ridurre il gradi di rischio di insolvenza e per illeciti commessi dai dipendenti o responsabili della stessa da riscontrare prima che possano coinvolgere la società ed incidere negativamente sulla competitività sul mercato.
Quali sono le Strategie per un’efficace compliance aziendale
La compliance è stata al centro dell’attenzione negli ultimi anni a causa di una serie di scandali finanziari e di corruzione che hanno colpito molte grandi aziende.
Attraverso la compliance le società possono porre in essere strumenti e processi per far sì che venga garantito il rispetto del norme di riferimento e minimizzare il rischio di reati previsti dalla legge, condotte illecite e disallineamenti dei dipendenti ad esse.
La conformità delle regole e delle norme è diventata una priorità per molte imprese che cercano di evitare possibili multe e sanzioni. Per garantire l’allineamento ad esse, le aziende possono adottare una serie di strategie come:
- sviluppare un programma di gestione dei rischi per identificare le aree di potenziale violazione delle leggi;
- adottare politiche e procedure che monitorino la rispondenza alle regole e che siano in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato e delle disposizioni;
- formare adeguatamente tutto il personale affinché sia in grado di capire le norme a cui l’azienda è soggetta e come conformarsi a esse.
Infine, il modello di compliance deve essere costantemente aggiornato e:
- basato sulla trasparenza e sulla responsabilità a tutti i livelli dell’organizzazione;
- deve seguire le nuove normative di settore;
- deve garantire la conformità delle attività aziendali alla normativa applicabile.
Inoltre, le strategie di compliance devono permettere di evitare il rischio di incorrere in responsabilità che penalmente possono coinvolgere la società.
Politiche e procedure aziendali
Le politiche e le procedure interne all’azienda sono strumenti fondamentali per definire linee guida che delineano i comportamenti attesi e le responsabilità all’interno dell’organizzazione.
Le aziende che hanno una solida base di politiche e procedure hanno maggiori possibilità di prevenire comportamenti non etici e di conseguenza evitare rischi per la reputazione e la sostenibilità dell’attività.
È importante che ogni dipendente sia consapevole delle norme da seguire, per questo è necessario un costante aggiornamento delle politiche e delle procedure d’impresa e una formazione costante del personale che permetta l’operatività in pieno rispetto delle norme.
Per la corretta gestione dei potenziali rischi di condotte non rispondenti alle norme tutti gli attori coinvolti, compresi quelli apicali, devono essere informati sulle novità normative ed adottare misure adeguate.
L’obiettivo è quello di garantire un modello di trasparenza e responsabilità, dove ogni dipendente si senta parte integrante di un sistema che permetta la tutela dei propri diritti e la protezione dei beni dell’azienda. Diventa fondamentale monitorare costantemente le politiche e le procedure adottate, perché il cambiamento della legislazione e del contesto competitivo può richiedere un adeguamento per non incappare in disagi e conseguenti multe.
Valutazione dei controlli interni
La valutazione dei controlli interni è un’importante fase dell’analisi all’interno dell’azienda, in quanto consente di individuare eventuali punti deboli o vulnerabilità nella gestione della società. Attraverso un’analisi approfondita dei processi e dei sistemi interni, è possibile identificare eventuali debolezze, implementare misure correttive e migliorare i controlli attraverso sono azioni che fanno parte della valutazione dei controlli interni.
Questo metodo aiuta l’azienda a individuare eventuali problemi, risolverli tempestivamente e migliorare la gestione. In questo modo, l’azienda diventa più sostenibile e affidabile agli occhi dei suoi investitori, dipendenti e clienti.
La valutazione dei controlli interni fa parte dell’attività di compliance del revisore ed è estremamente importante per garantire il corretto funzionamento dell’azienda e prevenire eventuali perdite finanziarie o reputazionali.
In conclusione, la compliance rappresenta un fondamento solido per la gestione efficace delle aziende. Attraverso l’adozione di politiche e procedure chiare e una valutazione dei controlli interni, le imprese possono mitigare i rischi e garantire il rispetto delle norme applicabili ed è una garanzia per il successo a lungo termine dell’organizzazione.